Erklæring om beskyttelse af data i forbindelse med rekruttering

Den person, der er ansvarlig for dine persondata som beskrevet i denne erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger, er Henkel AG & Co. KGaA, Henkelstraße 67, 40589 Düsseldorf, Tyskland

‏(herefter "Henkel", "vi" eller "os").

Hvis du har spørgsmål om, hvordan vi behandler dine persondata, kan du sende en e-mail eller et brev til vores databeskyttelsesrådgiver: c/o Henkel AG & Co. KGaA, Henkelstraße 67, D 40191 Düsseldorf, Tyskland, e-mailadresse: Datenschutz@henkel.com. 

Vi behandler dine persondata, når du søger en stilling hos Henkel eller på anden måde gerne vil blive en del af vores talentpulje. Hvis du søger en stilling og/eller opretter en konto i vores talentnetværk, indsamler vi følgende persondata fra dig:

• Ansøgerens master-data ‏(personoplysninger såsom dit navn, din alder osv.)
• Kontaktoplysninger ‏(adresse, e-mailadresse, telefonnummer osv.)
• Ansøgers data ‏(oplysninger om din uddannelse, tidligere stillinger, CV osv.)
• Interesseområder ‏(oplysninger om de stillinger, som du er eller kan være interesseret i osv.)

Vi indsamler disse persondata direkte fra dig, når du søger en stilling hos Henkel, i løbet af ansøgnings- og udvælgelsesprocessen ‏(f.eks. under ‏(video)samtaler), eller når du giver udtryk for, at du gerne vil være en del af vores talentpulje, så du kan blive kontaktet i forbindelse med fremtidige ansættelsesformål ‏(f.eks. ved at markere det pågældende afkrydsningsfelt, når du ansøger). Datafelter, der er markeret med en asterisk ‏(*), er nødvendige i forbindelse med ansøgnings- og udvælgelsesprocessen. Yderligere oplysninger kan være nyttige i denne proces, alt efter hvilken stilling du søger.

Vi indsamler muligvis også dine professionelle oplysninger, som du har gjort offentlige, fra LinkedIn, så vi kan kontakte dig vedrørende ledige stillinger.

3.1    Udførelsen af ansøgnings- og udvælgelsesprocessen

Vi behandler dine persondata i forbindelse med følgende formål:

• Oprettelse af en generel ansøgningsprofil, som vi bruger og benytter til alle dine ansøgninger ‏(du kan altid ændre din generelle ansøgningsprofil ved at logge på din konto) 
• Oprettelse af en personlig jobnotifikation med henblik på at modtage nye jobtilbud, der opslås på webstedet og opfylder dine søgekriterier. Du kan afmelde modtagelsen af jobnotifikationer når som helst via linket i enhver e-mail, vi sender dig, eller ved at opdatere præferencerne i din profil.
• Udførelse af ansøgnings- og udvælgelsesprocessen sammen med dig, herunder evaluering af din ansøgning og eventuelle ‏(video)samtaler;
• Nødvendige relaterede processer i forbindelse med ansøgnings- og udvælgelsesprocessen ‏(f.eks. til obligatoriske rapporteringsformål og gennemgang af sanktionslister osv.);

Vi behandler disse persondata for at kunne udføre ansøgnings- og udvælgelsesprocessen, hvis vi ansætter dig, og for at du kan blive en del af vores talentpulje, så du kan benytte dens tjenester, par. 6 afsn. 1 lit. b GDPR.

Alle dine ansøgninger og deres status kan ses af vores ansættelsesansvarlige og udvalgte HR-ledere, så udvælgelsesprocessen bliver mere gennemskuelig.Vi beholder din ansøgning i 6 måneder for at overholde den lokale lovgivning som kræver at ansøgnings- og udvælgelsesprocessen skal kunne dokumenteres, paragraf 6 afsn. 1 lit 1. f. GDPR, og din generelle ansøgningsprofil efter din seneste opdatering.

Hvis du søger en stilling i USA eller Puerto Rico, beholder vi din ansøgning i 36 måneder i henhold til den lokale lovgivning, der kræver, at ansøgnings- og udvælgelsesprocessen dokumenteres, par. 6 afsn.  1 lit. b GDPR.

Hvis du søger en stilling i Indonesien, beholder vi din ansøgning i 60 måneder i henhold til den lokale lovgivning, der kræver, at ansøgnings- og udvælgelsesprocessen dokumenteres, par. 6 afsn.  1 lit. b GDPR.

Hvis du søger en stilling i Singapore, beholder vi din ansøgning i 24 måneder i henhold til den lokale lovgivning, der kræver, at ansøgnings- og udvælgelsesprocessen dokumenteres, par. 6 afsn.  1 lit. b GDPR.

3.2 Talentpulje

Vi behandler desuden dine persondata til vores talentpulje ved at gøre følgende:

• Oprette en profil til dig i vores talentpulje, så du kan komme i betragtning til fremtidige ledige stillinger, og så vi kan holde kontakten med dig ‏(hvis du f.eks. har accepteret dette ved at markere det pågældende afkrydsningsfelt, da du søgte en ledig stilling eller i løbet af ansøgnings- og udvælgelsesprocessen).
• Give dig oplysninger om Henkel-koncernen som en arbejdsgiver, ansættelsesmuligheder og nye jobtilbud, hvis du har accepteret at blive en del af vores talentpulje ‏(se ovenfor).
• Hvis du har accepteret at blive en del af talentpuljen og også har accepteret at modtage disse oplysninger, sender vi oplysninger til dig vedrørende vores branding-aktiviteter som arbejdsgiver via e-mail.

Vi behandler dine persondata til disse formål i henhold til dit samtykke, par. 6 afsn. 1 lit. b GDPR. Vi vil enten bede dig om at acceptere direkte i løbet af ansøgnings- og udvælgelsesprocessen, via e-mail, eller når du udfylder en formular og markerer det pågældende afkrydsningsfelt. Du kan altid annullere dit samtykke ved at benytte indstillingerne på din konto eller slette din konto. Du kan også kontakte os ved hjælp af ovenstående kontaktoplysninger og fortælle os det, hvis du vil annullere din samtykke. Herefter behandler vi ikke længere dine persondata med henblik på at sende disse oplysninger til dig. Dette gør ikke behandlingen inden din annullering ulovlig.

Vi gemmer din talentpuljeprofil i 24 måneder efter din tilmelding til talentpuljen eller din seneste opdatering af din talentpuljeprofil. Desuden kan du altid slette din talentpuljeprofil sammen med alle dine persondata, der er knyttet til profilen, ved at logge ind på din profil og bruge muligheden for sletning.

Hvis du befinder dig i Nordamerika, beholder vi din Talent Pool-profil i 36 måneder, efter du har tilmeldt dig Talent Pool, eller du sidst har opdateret din Talent Pool-profil. Desuden kan du altid slette din talentpuljeprofil sammen med alle dine persondata, der er knyttet til profilen, ved at logge ind på din profil og bruge muligheden for sletning.

3.3 Videosamtale

Desuden behandler vi dine data i rekrutteringsprocessen for nogle stillinger i løbet af en videosamtale. Vær opmærksom på, at videosamtalen altid er et valgfrit trin i rekrutteringsprocessen. Selvom du afviser vilkårene og betingelserne for videosamtalen, vil du stadig være en del af den overordnede rekrutteringsproces, uden at din afvisning får negative konsekvenser.

I forbindelse med den tekniske support kan HireVues tekniske supportteam i USA muligvis få adgang til dine persondata.

Vi behandler dine persondata til disse formål i henhold til dit samtykke, par. 6 afsn. 1 lit. b GDPR. Tilknyttede dataoverførsler til andre lande – her: til USA – er baseret på dit samtykke samt på par. 49 afsn. 1 underafsn. 1 lit. a GDPR. Vi anmoder om dit samtykke i forbindelse med HireVues tekniske supportteams adgang til dine data, før videosamtalen/indsamlingen af data begynder. Du kan annullere dit samtykke ved at kontakte os ved hjælp af ovenstående kontaktoplysninger og fortælle os det, hvis du vil annullere dit samtykke. Herefter behandler vi ikke længere dine persondata med henblik på at sende disse oplysninger til dig. Dette gør ikke behandlingen inden din annullering ulovlig.

Du kan finde yderligere oplysninger om, hvordan HireVues tekniske supportteam får adgang til dine data, på følgende måde:

• Modtagerens identitet:
  • HireVues tekniske supportteam
• Det land, hvor dine data overføres til med henblik på teknisk support:
  • Jordan, Utah – USA
• Hvorfor er den (begrænsede) overførsel nødvendig?
  • Dataoverførslen er nødvendig i forbindelse med teknisk support. Det tekniske supportteam inddrages, hvis der opstår tekniske problemer med HireVues system
  • Det tekniske supportteam kan sommetider få brug for adgang til HireVue-platformen, så de kan undersøge/gennemgå tekniske problemer med platformen
• Den type data, der gives adgang til
  • HireVues tekniske supportteam har kun adgang til data, der har direkte forbindelse til et teknisk problem
  • Der gives ikke yderligere adgang til data for HireVues tekniske supportteam
  • Data, der kan gives adgang til, er: kontaktdata, data om tidligere ansættelse, data om privatliv eller videodata
• Risici i forbindelse med dataoverførsel:
  • Bemærk: I det tredjepartsland ‏(USA), som dine data kan blive overført til, er der muligvis ikke tilstrækkelige sikkerhedsforanstaltninger
  • Ifølge europæisk lovgivning garanterer USA ikke en tilstrækkelig databeskyttelse
  • Bemærk desuden, at følgende gælder for tredjepartslandet (USA):
    • Der er muligvis ingen tilsynsmyndighed
    • og/eller databehandlingsprincipper
    • og/eller rettigheder for registrerede

Mulige risici i forbindelse med dataoverførsel kan være relateret til ulovlig adgang, tab af data eller uønsket ændring af data

3.4 Baggrundstjek

Alle ansøgere til stillinger i Nordamerika ‏(uanset deres statsborgerskab) skal have deres baggrund undersøgt, før en kontrakt underskrives i henhold til lovgivningen i Nordamerika.

Baggrundstjek er uundværligt i forbindelse med at opdage kandidater, der kan være direkte farlige for en organisation på grund af deres tidligere adfærd. Baggrundstjek er faktisk det bedste middel til at undgå påstande om uprofessionel ansættelse og tilbageholdelseskrav. Arbejdsgivere kan beskytte deres brand, omdømme, kunder og medarbejdere og beskytte mod økonomiske tab

En vigtig årsag til udførelse af baggrundstjek er at undgå diverse typer skade eller juridisk ansvar mod arbejdsgiveren eller andre. Dette omfatter skade mod:

• Andre medarbejdere i form af sexchikane eller vold på arbejdspladsen.
• Organisationens interne og eksterne kunder i form af f.eks. seksuelle overgreb på virksomhedens områder.
• Arbejdsgiverens forretning på grund af økonomisk tab eller problematisk image eller omdømme.
• Forsvar mod juridiske krav, f.eks. uprofessionel ansættelse, er en vigtig årsag til grundig gennemgang af ansøgernes straffeattester. En gennemgang af straffeattester på flere niveauer i et retsområde kan være et solidt bevis på, at arbejdsgiveren har udvist rettidig omhu ved ansættelsen

Da Henkel er den overordnede virksomhed i den globale Henkel-koncern af virksomheder, deler vi dine personlige oplysninger med andre Henkel-afdelinger eller -datterselskaber over hele verden i de lande, du har indsendt ansøgningen til, herunder lande uden for EU, der har mere lempelige love for beskyttelse af personlige oplysninger end i EU. Alle disse parter er underlagt denne erklæring om beskyttelse af personlige data og yderligere foranstaltninger, der har til formål at sørge for tilstrækkelig databeskyttelse, der ligner den i EU, f.eks. de fastlagte standardbestemmelser for databeskyttelse, som er udstedt af EU-Kommissionen i henhold til par. 46 afsn. 2 lit. c GDPR. Du kan finde alle Henkels afdelinger og datterselskaber på vores hjemmeside.

For at udføre denne ansøgnings- og udvælgelsesproces og stille vores talentpulje til rådighed benytter vi desuden eksterne udbydere, der har strenge ordrer fra os om ikke at behandle dine persondata til deres egne formål. Disse fungerer som databehandlere i henhold til par. 28 GDPR.

Hvis der benyttes headhuntere eller rekrutteringsfirmaer, deles bestemte procesrelaterede oplysninger med headhunteren/firmaet til netop dette formål.

Henkels talentnetværks landingssider og tilmeldingsportaler bruger visse cookies, som er nødvendige, fordi de giver dig mulighed for at navigere rundt i portalen og benytte dens funktioner, f.eks. adgang til sikre områder, giver mulighed for at søge flere stillinger uden at indtaste de samme oplysninger igen eller ansøge ved hjælp af forbindelser til sociale netværk.

Vigtige cookies, der bruges i portaler

• Sessionscookie (ScustomPortal-{portalUrlPath}): Sørger for, at brugeren hele tiden er logget ind i private dele af portaler.
• Sprogcookie (portalLanguage-{portalId}): Bruges til at gemme det sprog, som brugeren har valgt i portalen.
• Token-felt til CSRF (tokenField): Bruges til CSRF-beskyttelse (kun for brugere, der er logget ind).
• Præferencer for cookie-samtykke (userCookieConsent-{portalUrlPath}): Bruges til at gemme de cookie-typer, som brugerne har accepteret/afvist i portalerne, mens cookie-styringsfunktionen er aktiveret, så de ikke skal forny deres samtykke på alle de sider, de ser/besøger.

Hvor længe gemmes cookies?

• Sessionscookie: Indtil du lukker din browser.
• Sprogcookie: Indtil du lukker din browser.
• Token-felt til CSRF: 1 time.
• Præferencer for cookie-samtykke udløber ikke.

Du kan læse mere om cookies og de andre teknologier, der benyttes på vores hjemmeside, og deres formål på vores hjemmeside under "Cookies" og "Cookie-indstillinger". Der kan du også annullere dit samtykke når som helst, så dette gælder fremover, ved at deaktivere den pågældende cookie-indstilling.
 

Som registreret har du følgende rettigheder i forbindelse med dine persondata:

• Ret til at få adgang til dine persondata og få tilsendt en kopi;
• Ret til ændring;
• Ret til at slette ‏(også kaldet "retten til at blive glemt");
• Ret til at begrænse brugen af dine persondata;
• Ret til flytning af dine data;
• Ret til at annullere dit samtykke;
• Ret til at klage til en tilsynsmyndighed.

Desuden har du ret til at klage over brugen af dine personoplysninger under visse omstændigheder. Det kan for eksempel være, ‏(i) hvis du har grunde, der er relaterede til din nuværende situation, og vi bruger dine personoplysninger til vores legitime interesser i henhold til par. 6 afsn. 1 lit. f GDPR ‏(eller en tredjeparts); og ‏(ii) hvis du klager over brugen af dine personoplysninger til direkte marketingsformål.

Desuden kan du let få adgang til, ændre og slette dine data samt annullere dit samtykke ved at logge på din generelle ansøgningsprofil eller din talentpuljeprofil. Desuden kan du altid slette din generelle ansøgningsprofil og din talentpuljeprofil.

Du kan også gøre brug af din rettighed ved at kontakte os ved hjælp af de kontaktoplysninger, der er angivet ovenfor.